炎上は嫌だ…チームで使える進捗管理表(作りました)

制作スケジュールって立てたは良いけど守れたりしてますか?
そもそも気がついたら遅れてるなんて事ありませんか?
私はちょくちょくあります(´;ω;`)

スケジュール管理の難しさ

スケジュール管理ができなくなる原因を考えてみるとすごく単純でスケジュールが共有されていない&勝手に順調に進んでると思ってたからです。
ディレクターはスケジュール管理が仕事です。
でも進捗は担当者が把握してるので、担当者の進捗の声を拾えないと進行状況に反映するのが難しいです。
色んな業務の中毎日「進捗どうですか?」なんて声かけるのは別の火種になりそうですね。
なので、みんなが簡単に更新できて、かつ現状がどんな感じになっているのかがわかる進行管理表を作りました。
やばいとかできていないは人に言わせず、進行管理表を見て察します。

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進行管理表サンプル-スプレッドシート

この進行管理表でできること

  • 横列のセルのどれかを更新すると更新日が自動で入るので、どこで動きがあったかすぐわかる。
  • ディレクタ・デザイナ・コーダーのいずれかの人がこのページをいま作っているかを色分けでしているのですぐわかる。
  • どこで締め切りを設定していないか一目でわかる(黄色のセルが見える)
  • 締め切りを超えた項目があればすぐわかる(赤くセルが変わる)

この進行管理表は「今」 が見えることを大切にしています。
今が見えるということは、何が終わっていて、いつから何を着手できるかが見えるということです。
担当者(デザイナやプログラマ)が自分で更新をし易いものになります。
つまりみんなで作れる進行管理表です。

自分たちが使いやすい・ちゃんとスケジュールが見えるというメリットを出すことで更新してもらえる可能性を高めてます。
スプレッドシートで作っているので、社外の人とも共有が楽です。

おすすめの使い方

この進行管理表はディレクタ、デザイナ、コーダーが各一人で収まるくらいの案件に向いています。
30ページぐらい中規模くらいを想定しています。

このくらいだとコミュニケーションコストこのシートで消化できると思います。

朝一に5分みんなで集まって進捗報告できるだけでもその日につぶさないといけない問題点がすぐ確認できるので小さな火種で炎上を防げます。
朝一の報告が習慣化しだすとマメに進捗報告(シートに記入)してくれるので一石二鳥です。

最後に

まだ作ってみたものの作ったばかりで運用もできていないので今後改善を重ねていきます。バグも多いと思います。
機能をつけるとかより、もっとみんなが更新しやすい・見えやすいといった工夫を重ねて、クライアントを含めてチーム全体の動きをみんなが共有できるようなものにしたいと思います(*ゝω・*)。

炎上させるのが得意なディレクタさんの生の声とか待ってます(まさかりは飛ばさないでください)(*ゝω・*)。