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Webサイトの請求書を出すときに気をつけている事

私は副業でWebデザイナーの仕事を2014年くらいからしています。

初めは友人や知り合いから受けていたのですが、SNSやポートフォリオを通じて、面識の無い方からもご依頼をうけるようになりました。

そこで悩んだのが、請求方法や項目の付け方でした。
当時周りに副業でWebデザイナをしてる人がいなかったので相談もできませんでしたが、自分なりにやりやすいと思っている方法を紹介します。

請求書に必要な最低限の項目

副業でも仕事をしたら、サービスの代金について請求書を作成して送付してます。
請求書は法人なら7年、個人事業主なら5年間は保存義務がある証憑(しょうひょう)書類の一つ。
税務調査が入ったときの証拠書類にもなりますので、無くさないようにしてください。(後ほど紹介ますが、私はクラウドに保存しています)

請求書に決まった書式はありませんが、国税庁のウェブサイトに「請求書等の記載事項や発行のしかた」として、以下の5項目は記載するよう勧めています。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

これらの項目が記載されていれば、フォーマットは気にする必要はありません。

見積もりを出してからのポイント

請求書を作る時にまず1番気をつけてる事は、当たり前の事ですが見積もり時から金額が変わっていないかです。

ざっくり見積もりをだして、その後に相手からの想定以上の指示が来た場合は金額が膨れ上がります。

この金額を相手に伝えずに、作業を進めて最後に変更した金額を伝えると大体怒られるか驚かれます。

ですので、見積もり書を随時アップデートして、先方に共有していくのが重要です。

ですので、見積もりは口頭ではなく、書面はテキストなど後で見返せるものを使ったほうが良いです。

私は見積もりはスプレッドシートかMisoca(みそか)を使っています。

支払期日、支払期日

納品が終わったあたりで、「請求いつにしましょー」ってクライアントさんに確認しています。
「納品月末締め・翌月払い」が多いですが、「納品月締め・翌々月末払い」の場合もあったりと会社によって違うので、必ず確認しています。

もちろん、月末など関係なくすぐ払っていただける方もいらっしゃるのでそういったところは私は大好きです。(支払いをもらうまでがお仕事です)

また支払い期日も必ず記載しましょう。

たまに振込を忘れてるかたがいらっしゃるので、支払い期日を記載しているとクライアントさんに指摘がし易いです。
また自分でもあれ?振り込まれてない?なんて事があっても気が付きやすいです。
※misocaだと請求書送った/振込済みなどステータス管理出来るのでそうしています。

未だにお会いしたことはないのですが、「支払日が書いてないんだから、いつ払ってもいいでしょ」みたいな人がいるかもしれませんのでそういった人の対策にも繋がります。

作業項目を明確にする

見積もりのときの項目とかぶるのですが、作業項目をある程度明確にしてお送りしています。
「Webサイト制作一式」とかにしてしまうと、何にお金を払ったのかが見えにくくなってしまうからです。

かと言って細かく書きすぎると請求書が複数枚になってしまいかねないので、備考欄に最終の見積もり書の内容を確認できるリンクを記載しています。

振込の手数料

振込で揉めそうになるのが手数料です。
これは結構頻度が高いのですが、何も言わないと振込手数料を差し引いた金額で振り込まれたりします。

請求書の備考欄には必ず「恐れ入りますが振込手数料はご負担をお願いします」と記載しています。

misocaで管理すると楽だった

これらの事を楽に管理するのに落ち着いたのはMisoca(みそか)でした。

Misocaは無料でも使えます。請求書の発行枚数に制限がありますが、副業であればそんなに超えることはないと思いますし、それだけ数が多いなら時間短縮のために月額の支払いをする価値はあります。

misocaでは見積もり/請求書発行を管理しています。
請求書をPDFだけでなく、URLでも送れるのでチャットでも送りやすくて重宝しています。

他にも、請求書を紙で送ってほしいというところにも対応していています(1通160円です)。
紙で送るって実は凄く面倒(プリンタで印刷して、封筒と切手を準備して宛名を書いて、ポストに入れる)というのを考えると、お金を払って終わるならそうしたほうが楽です。

またクラウドで請求書を管理しておくと、確定申告のときに素早く手を付けられます。
私は確定申告については、私はMFクラウドを使っています。

最後に

請求書とかお金周りってそれだけで利益を生み出すものではないのですが、時間は一定数かかります。
慣れてくると減らせるのですが、それでも時間短縮したい部分だと思います。

見積書/請求書は一つのところにまとめて置かないと、後々管理が大変になってくるのであなたも自分のやりやすい方法を見つけてくださいね(ゝω・)

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