タスク管理や時間管理ができないと、仕事ができないみたいなレッテルを貼られてしまったり、しょうもないミスにつながったりして結構困りものです。
タスク管理なんてどこかで習うものではないので意識しないと得意・不得意が顕著に出たりするものです。
私も先輩や人にタスク管理などを日々どうしてるか相談して自分なりのやり方に落とし込みました。
タスク管理は何のために行うのか
なぜタスク管理をするのかといえば、時間に余裕があるのか無いのかを知るためです。
溢れてるのか、余裕があるのかを自覚することで、きちんと物事を終わらせれるからです。
またタスク管理には自分の集中力を高める側面もあります。
人間やることが明確であれば、それをコンプリートして達成したい欲求はありますので。
今すぐできるタスク管理のコツ
タスク管理でまずできることはタスクを整理することです。
- 何があるか見える化する
- 優先度を決める
- 締切を作る
簡単に思えるかもしれませんが、コレが基本で逆にいえばこれを押さえれば、大体うまくいきます。
タスク管理を失敗する人
タスク管理の苦手な人は下記のタイプが多いです
- タスクの存在を忘れる
- 作業の時間を見積もらない
- 期限を決めない
これを見て「あっ、自分だ」と思われたかもしれません。
私もコレに近い状態はあって改善できてるので安心してください。
改善できたコツは下記です。
タスクを見える化する
タスク管理をしっかりしないと、「今日なにやるんだっけ？」とか「この間頼んだあれ終わってる？」とか聞かれたり、自分のやるべきことがわからない状態になってしまいます。
タスクにも時間がかかるものなど色々な大きさはありますが、まずは自分のタスクを全部書き出さないと管理もできなくなってしまいます。
手帳を使う人もいれば、アプリなどをつかってデジタルで管理する人もいます。
私はデジタル派で無料で使えるasanaというアプリを使っています。
主な理由は私は、ちょいちょいタスクの優先度を変更しがちなので、すぐに管理できるものが欲しいという意味合いでそうしています。
また、見える化するタスクは一箇所にあつめてください。
プロジェクト毎に分散したりするとタスク漏れに繋がります。
タスクの優先順位をつける
タスクにも「今日やらないといけないもの」「いつでも良いもの」「すぐ終わるもの」など色々な優先度があります。
やりたい、やりたくないなどのモチベーションはあるかと思いますが、とにかく「今すぐやらないといけないもの」を先に終わらせないと話になりません。
タスクの優先度をミスしてしまうと期限内にタスクを完了させられず色々な方に迷惑をかけてしまいます。
タスクの優先度は私は下記のように設定しています。
- 今日終わらせないといけないもの
- すぐ終わらせれるもの（30分以内）
- 次取り掛かるもの
- いつでも良いもの
タスクの優先度を決めるコツはタスクを細分化することとかかる時間を先に想定しておくことです。
一日の間にできる作業の時間は決まっているので、あとどのくらい時間を避けるかが大体わかっていれば、今日終わらせれるものがわかってきます。
また細分化しておけば、細切りにタスクを切り分けれるので本当にやらないといけないものに気が付きやすいです。
あと全体のタスクがわかりやすかったりもしますね。
時間に余裕をもつ
当たり前なんですがタスクが時間どおりに終わることなんてまず無いですし、タスクが差し込まれるなんてこともよくあります。
例えば8時間働く時間があるのであれば、「今日やること」のタスクは6時間程度の見積もりで設定しておかないとすぐに溢れてしまって残業続きになってしまいます。
ちなみにいつも残業続きで働いてる人は残業込の時間でスケジュールを組むのが当たり前になってる人か、優先度を決めれない人なのかなと思います。
期限を決める
割と忘れがちなのが期限を決めることです。
期限がないと優先度も決められないので、「いつでもよい」と言われても「いついつまでにやる！」ときちんと締切を作らないとダラダラ伸ばしてしまって、結局やらないままで終わらせてしまいます。
もっとタスク管理を上手にする方法
先程紹介した方法でタスク自体の管理は向上します。
次は私が行ってる管理したタスクをより活用する方法を紹介します。
タスクリストを更新するタイミング
これまでタスクは出社した朝みて、今日やる事を確認することをしていました。
しかしこれだと準備を失念してたりすることが時々あってうまくタスク管理ができていませんでした。
（前日に準備自体をタスクに入れておけば良いとか思われるかもですが結構忘れます…）
しかし前日の夜に翌日のスケジュールを見てタスクを整理すると気がつけるのでオススメです。
日報を書くタイミングとかでも良いですね。
結構タスクを始めるための資料が揃ってないとか、返事待ちの返事が来てないとかもありますので、前日の夜に連絡を一本入れておけると、相手の方も気が付きやすく、準備の時間も取れるので円滑に物事が進めやすくなります。
タスクのスケジュール人に共有する
タスクは自分で管理するだけじゃなくて、人にも共有しておくと安心してもらえたりしますので、ぜひ活用してください。
よく仕事をしていると、締切の日に「忘れてました…」みたいな連絡をもらって予定が狂ったりする経験もあるかと思いますが（ほんとはあっちゃ駄目ですがｗ）、タスクを共有してもらっていれば「あー、今日やる予定なんだ」というのは相手にも伝わるので気を使わせずに作業をできます。
これは私の先輩がやってた方法で自分もされたときはすごく安心できてました。
共有の方法はタスクアプリに共有の機能があればそれを使えば良いですし、日報みたいな「今日やること」をチャットやメールで毎朝書くみたいな方法でも良いです。
（私はタスクアプリで共有してます）
私がタスク管理に使ってるアプリの紹介
私がタスク管理に使ってるアプリはasanaです。
以前はtrelloを使ってたのですが、プロジェクトが複数にまたがると「今日やること」の管理が難しく諦めました。（別にtrelloをdisるつもりはないです）
asanaはプロジェクトを跨いで「今日やること」が管理できるので一気にタスク管理がやりやすくなりました。
また、他の人のタスクもカレンダー形式でも見えるので、その人が何時までに何をやるつもりなのかを見えたりします。
またタスクの細分化も簡単で大きいタスクを作ったら小タスクをどんどん作れるので、部分的に人にタスクを振ってフォローの依頼も容易です。
asanaはスマホのアプリもあるので移動中もチェック・更新できます。
最後に
タスク管理は一見難しいように見えますが、才能とかではなく自分のパターンに合わせて整理すれば誰にでもできるものです。
できない人は単純にタスクを整理する時間を取ってないか、整理をしていないのどちらかなんじゃないかと思います。
今回ご紹介したのは、私のタスク管理の方法ですがあなたにあったタスク管理を見つけるのに役立てると嬉しいです。
他にもタスクを集中してこなすためにの方法として下記のような記事も書いています。
ご興味あれば御覧ください。
集中時間を持続するために使っている、ポモドーロ・テクニックのアプリ
ぜひ、業務の効率化に役立ててください。